长沙市望城区财政局文件
望财采购〔2012〕5号
关于转发长沙市政府采购项目档案管理办法的
通 知
各乡镇财政所，区直各单位相关科（室），各政府采购代理机构：
现将长沙市财政局《关于印发<长沙市政府采购项目档案管理办法>的通知》（长财采购〔2012〕7号）转发给你们，请认真遵照执行。
二○一二年七月九日
长沙市财政局文件
长财采购〔2012〕7号
关于印发《长沙市政府采购项目档案管理办法》的通知
市直各单位、各政府采购代理机构、各区、县（市）财政局：
为进一步规范我市政府采购档案管理工作，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定了《长沙市政府采购项目档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：1、长沙市政府采购项目档案管理办法
2、长沙市政府采购项目归档目录
3、政府采购一般项目归档表
4、政府采购简易项目归档表
长沙市财政局
二O一二年四月九日
附件1：
长沙市政府采购项目档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于长沙市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条 政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条 采购人（各级预算单位）和采购代理机构应根据各自在采购活动中的分工负责收集、整理和保管政府采购项目档案资料，做到统一管理，职责明确，存放有序，管理规范。
第五条 各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章 政府采购项目归档资料收集范围
第六条 政府采购项目档案资料具体包括：
（一）项目前期文件资料
1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；
2、采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；
3、项目委托通知单，代理机构随机抽取确认表；
4、核准采购进口的相关审批资料；
5、政府采购项目委托代理协议书；
6、采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；
7、采购文件（采购人确认）（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；
8、供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；
9、专家咨询论证会记录；
10、对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况；
11、项目公告备案登记表；
12、其他报批手续材料。
（二）项目开标文件资料
1、 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；
2、投标文件递交记录；
3、参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；
4、开标一览表；
5、文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；
（三）项目评审文件资料
1、评审专家抽取记录及名单；
2、评审专家签到名单；
3、评委承诺书；
4、评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；
5、资格性、符合性审查表、询标答疑记录表
6、评委的评审过程记录、评分表、评分汇总表；
7、评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；
8、供应商的书面澄清记录；
9、项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；
（四）项目中标（成交）和履约文件资料
1、项目定标备案登记表
2、采购结果公告记录；
3、中标（成交）通知书；
4、依法变更采购结果的记录；
5、项目合同备案登记表；
6、项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；
7、资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；
（五）其它文件资料
1、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3、非长沙公共资源交易中心开标的项目的现场评审记录光碟；
4、其它与采购项目相关的需要存档的资料。
上述（一）中1、2、3项的资料，由采购人负责收集、整理；其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。
第三章 政府采购项目档案的保管要求
第七条 采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，并制定政府采购档案管理制度，与其他档案区别管理；确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。
第八条 分散自行组织采购的档案由采购人负责归档，政府采购代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档。政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。
第九条 政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。
第十条 政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将整理完好的政府采购项目档案副本按《长沙市政府采购项目归档目录》的要求送同级政府采购监督管理部门备查。
第十一条 政府采购档案归档要求：
1、档案内容应齐全完整，规格标准统一，采购人和采购代理机构及政府采购监管部门应严格按照《长沙市政府采购项目归档目录》进行档案材料的归档。
2、政府采购档案编号采用“年月顺序号”的方法，编号格式为“ZFCG+年月顺序号”，一个项目一盒或数盒，一盒的应注明“共一盒”，数盒的应注明“第几盒共几盒”。
3、档案材料签名、印鉴手续齐全，必须是原始件的，不可用复印件替代。
4、档案材料应逐件编号，并以《长沙市政府采购项目归档表》为封面，由档案管理人员按要求清点、核实并在归档表上填“√”或“×”。
5、档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印，工程项目的设计图纸可根据具体情况确定，大于A4纸的，应折叠成A4纸大小归档。
6、档案盒应使用国家统一的标准档案盒。
7、档案收集、整理和保管应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。
第十二条 政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。
第四章 政府采购项目档案的利用
第十三条 采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。
第十四条 政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。
第十五条 政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第五章 政府采购项目档案的鉴定销毁
第十六条 对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。
第十七条 对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。
第十八条 销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。
第六章 政府采购项目档案的移交
第十九条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按档案移交规定办理档案移交手续。
第七章 执法监督
第二十条 采购人和采购代理机构应当积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购项目档案管理的监督检查。在政府采购项目档案管理工作中有违反《中华人民政府采购法》等法律法规规定的，依法追究其法律责任。
第八章 附 则
第二十一条 本办法由长沙市财政局负责解释。
第二十二条 本办法自2012年5月1日起执行。
